Stolarz potrzebuje rysunku technicznego, inwestor chce zobaczyć jedną specyfikację, ale żaden z nich nie powinien mieć dostępu do całego projektu, do rozmów z klientem czy do budżetu. Do tego jest udostępnianie dokumentu samym linkiem.
Jak to działa
Przy dokumencie generujesz link i 6-cyfrowy PIN, który widzisz tylko raz, w momencie tworzenia. Zapisz go od razu, bo po zamknięciu tego ekranu nie zobaczysz go drugi raz. Wysyłasz link i PIN odbiorcy dowolnym kanałem: mailem, SMS-em, komunikatorem.
Co widzi odbiorca
Odbiorca wchodzi w link, wpisuje PIN i widzi wyłącznie ten jeden dokument. Nie widzi reszty projektu, plików, zadań ani rozmów. Nie zakłada konta, nie loguje się do niczego poza tym jednym linkiem.
Trzy różne PIN-y, trzy różne rzeczy
Tu łatwo o pomyłkę, bo w arkeeno krążą trzy osobne kody:
PIN do portalu klienta, patrz Jak klient wchodzi do portalu.
PIN do oferty, patrz Dostęp do oferty przez PIN i dowód akceptacji.
PIN do udostępnionego dokumentu, opisany tutaj.
Trzy osobne kody do trzech osobnych rzeczy. Jeden nie otworzy drugiego, nawet jeśli ten sam odbiorca dostał wszystkie trzy przy tym samym projekcie.
Jak odebrać dostęp
Jeśli wykonawca skończył pracę albo link trafił nie tam, gdzie trzeba, wyłączasz udostępnianie przy dokumencie i link przestaje działać od razu, niezależnie czy odbiorca go otworzył wcześniej czy nie.
Moja rada
Zapisuj PIN w tym samym miejscu, gdzie zapisujesz link, na przykład w dokumencie czy notatce projektu, zanim go wyślesz. Jednorazowy widok PIN-u to zabezpieczenie, nie coś, co masz odtworzyć z pamięci następnego dnia, kiedy stolarz odpisze „a jaki był ten kod".